vận hành doanh nghiệp

Bộ giải pháp vận hành số doanh nghiệp của FPT đoạt giải đổi mới sáng tạo châu Á. Vượt qua 1.000 đề cử từ 29 quốc gia, các giải pháp và nền tảng chuyển đổi số akaBot, akaMES, akaChain của FPT Software chinh phục 100 giám khảo quốc tế, giành 2 giải Vàng, 1 giải Bạc tại Chi Nhánh Doanh Nghiệp Tư Nhân Vận Tải Chấn Hưng, địa chỉ tại 677 âu Cơ - Phường Tân Thành - Quận Tân phú - TP Hồ Chí Minh, mã số thuế 4200662897-001 , đại diện là Hồ Trọng Phu, hoạt động trong lĩnh vực Vận tải hàng hóa bằng đường bộ Các bước xây dựng quy trình vận hành doanh nghiệp hiệu quả Chuẩn hóa doanh nghiệp thông qua hệ thống quy trình làm việc luôn là điều các doanh nghiệp hướng tới. Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp là công việc tương đối mất thời gian, đòi hỏi nhiều kiến thức cũng như kỹ năng. Thỏa thuận vận tải hàng không lần đầu tiên này đưa quan hệ đối tác hàng không EU-ASEAN lên một tầm cao mới, kết nối vì lợi ích của khoảng 1,1 tỷ người, cho phép kinh doanh, thương mại, du lịch và giao lưu giữa người với người lớn hơn. Trong tổng công suất 450 MW của nhà máy điện mặt trời tại huyện Thuận Nam có 278 MW được EVN nghiệm thu và ký hợp đồng thống nhất giá mua điện, còn lại 172 MW, tương đương khoảng 40% công suất chưa có giá và EVN đã thông báo sẽ dừng khai thác phần điện này. Quản lý vận hành chủ yếu liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát trong bối cảnh sản xuất, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Vận hành là một trong những chức năng chính trong một tổ chức cùng với chuỗi cung ứng, marketing, tài chính và nguồn nhân lực. Chức năng của quản trị vận hành Evay Vay Tiền. Ngày đăng 07/06/2023 Không có phản hồi Ngày cập nhật 08/06/2023 Holacracy là gì? Cách để khuyến khích sự tự chủ và quản lý trong doanh nghiệp? Trong bài viết dưới đây, Glints sẽ giúp bạn hiểu hơn về holacracy – một hướng tiếp cận mới trong tổ chức doanh nghiệp, cũng như cách để áp dụng chế độ này vào vận hành doanh nghiệp. Holacracy là gì?Tại sao nên vận hành doanh nghiệp theo holacracy?Khuyến khích sự tự chủ và tự quản lýThúc đẩy sự cải tiến và đổi mớiHình thành văn hóa doanh nghiệp cởi mở, minh bạchĐưa ra quyết định nhanh và linh hoạt hơnNâng cao tính trách nhiệm và làm chủLàm sao để thiết lập holacracy trong doanh nghiệp?Hình thành các nhóm nhỏ và xác định vai trò, trách nhiệm của họHướng dẫn và hỗ trợ nhân viên hiểu về nguyên lý của holacracy và cách làm việc với cấu trúc vòng trònThực hiện một quy trình quản trịKhuyến khích sự cải tiếnNuôi dưỡng văn hóa của sự tin tưởngThúc đẩy sự cởi mởĐo lường kết quảNhững khó khăn khi áp dụng holacracy trong doanh nghiệpLo ngại sự thay đổiXung đột các vai trò và sự mơ hồThử thách đưa ra quyết địnhDuy trì tính trách nhiệmThay đổi văn hóaTác Giả Huy Kieu Holacracy là gì? Holacracy là một hướng tiếp cận mới trong tổ chức và vận hành doanh nghiệp. Hệ thống này khuyến khích sự tự chủ và tự quản lý, cho phép nhân viên đưa ra lựa chọn và hành động của mình mà không cần xin phép nhà quản lý. Trọng tâm của holacracy là hình thành các nhóm tự chủ. Mỗi nhóm có một vai trò và trách nhiệm riêng, trong đó, các thành viên được trao quyền ra quyết trong giới hạn vai trò của mình. Trong hệ thống phân cấp tiêu chuẩn hierarchies, quyền lực và quyền hạn được chia từ trên xuống. Tuy nhiên, hệ thống holacracy, quyền lực và quyền hạn được được chia từ dưới lên. Các tổ chức có thể thích nghi nhanh chóng khi môi trường kinh doanh thay đổi. Có thể nói, holacracy là một công cụ tuyệt vời giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Nó giúp nhân viên cảm thấy được trao quyền để làm chủ công việc của mình và đóng góp cho sự thành công chung của tổ chức. Holacracy là nhân viên tự chủ, tự quản lý. Tại sao nên vận hành doanh nghiệp theo holacracy? Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm holacracy là gì, trong phần dưới đây, Glints sẽ đề cập đến những lợi ích khi doanh nghiệp vận hành theo hệ thống holacracy. Khuyến khích sự tự chủ và tự quản lý Nhân viên có quyền ra quyết định và hành động theo vai trò của mình mà không cần sự chấp thuận từ người giám sát. Điều này tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, nhân viên có nhiều động lực làm việc. Nhân viên tự kiểm soát công việc của mình, qua đó giúp nâng cao hiệu suất công việc và tinh thần đồng đội nếu họ có nhiều tiếng nói hơn trong những gì họ làm. Thúc đẩy sự cải tiến và đổi mới Holacracy khuyến khích nhân viên không ngừng học hỏi cái mới và cải thiện quy trình để tạo ra kết quả làm việc tốt hơn. Hình thành văn hóa doanh nghiệp cởi mở, minh bạch Một văn hóa của sự cởi mở, minh bạch là yếu then chốt của holacracy. Các thông tin được chia sẻ thoải mái trong tổ chức, mọi nhân viên đều biết được điều gì đang xảy ra. Điều này khuyến khích các thành viên trao đổi và làm việc nhóm tốt hơn. Những cái lợi mô hình holacracy đem lại. Đưa ra quyết định nhanh và linh hoạt hơn Holacracy được thiết kế để trở nên linh hoạt và dễ thích nghi hơn. Khi đó, các thành viên có thể phản ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường và đưa ra quyết định phù hợp và kịp thời. Nâng cao tính trách nhiệm và làm chủ Holacracy phân bổ quyền lãnh đạo trong toàn bộ tổ chức thay vì tập trung ở những người đứng đầu. Mọi người điều có thể đóng góp vào sự thành công chung của nhóm và tổ chức. Điều này khuyến khích nhân viên chia sẻ tiếng nói của mình. Khi đó, nhân viên sẽ cảm thấy mình cảm thấy được tôn trọng, giúp doanh nghiệp duy trì tỷ lệ giữ chân nhân sự. Đọc thêm Quản trị doanh nghiệp là gì? 4 chức năng và 14 nguyên tắc Làm sao để thiết lập holacracy trong doanh nghiệp? Hình thành các nhóm nhỏ và xác định vai trò, trách nhiệm của họ Bức đầu tiên trong quá trình thiết lập holacracy vào doanh nghiệp là hình thành các nhóm nhỏ trong tổ chức. Các nhóm này có trách nhiệm rõ ràng và tập trung vào các mục tiêu cụ thể. Doanh nghiệp cần xác định thẩm quyền và quyền hạn ra quyết định liên quan đến từng nhóm. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần chắc chắn rằng cá nhân đã hiểu rõ về trách nhiệm của mình. Hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên hiểu về nguyên lý của holacracy và cách làm việc với cấu trúc vòng tròn Hoạt động training nhân viên có thể bao gồm giúp các nhóm xác định nhiệm vụ của mình, cách đưa ra quyết định, giải quyết vấn đề, giao tiếp, Bên cạnh đó, trong quá trình thiết lập hệ thống vận hành mới, doanh nghiệp cũng cần giúp nhân viên giải đáp các câu hỏi và vấn đề liên quan. Thực hiện một quy trình quản trị Một khía cạnh quan trọng của holacracy là thực hiện một quy trình quản trị, quá trình này xác định quá trình ra quyết định. Qua đó cho thấy vai trò và trách nhiệm được giao hoặc thay đổi như thế nào trong các nhóm và cách để giải quyết xung đột. Quy trình quản trị nên rõ ràng, cởi mở và có tính tương tác để đưa ra quyết định hiệu quả và có tính trách nhiệm. Khuyến khích sự cải tiến Tổ chức nên thúc đẩy văn hóa của sự thử nghiệm và đổi mới. Các nhóm nên được trao quyền để nhận biết và thực hiện các thay đổi trong quy trình, sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Điều này có thể được thực hiện bằng việc khuyến khích và khen thưởng tư duy phát triển và sẵn sàng học hỏi từ những thất bại. Điều này sẽ giúp phát triển một văn hóa không ngừng cải tiến và đổi mới. Holacracy cho phép nhân viên sáng tạo, đổi mới. Nuôi dưỡng văn hóa của sự tin tưởng Holacracy dựa trên văn hóa của sự tin tưởng. Do đó, nhà lãnh đạo nên tạo ra một môi trường cởi mở, an toàn, phản hồi tích cực. Khi đó, nhân viên sẽ tương tác nhiều hơn, có trách nhiệm và cởi mở với những ý tưởng mới. Tạo một môi trường làm việc sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau bằng việc thúc đẩy sự độc lập, và tôn trọng những quan điểm. Thúc đẩy sự cởi mở Sự minh mạch và giao tiếp cởi mở là điều cần có ở một doanh nghiệp vận hành theo hệ thống holacracy. Doanh nghiệp nên hình thành các kênh để chia sẻ thông tin, ý tưởng và cập nhật giữa các nhóm. Việc nhân viên có quyền truy cập vào các thông tin quan trọng giúp thúc đẩy sự tin tưởng và hiểu biết giữa các nhóm. Đo lường kết quả Để đánh giá sự thành công và tác động của hệ thống holacracy cần hình thành ra các chỉ số và hệ thống đo lường. Các chỉ số có thể bao gồm thành công của cá nhân và của nhóm, hiệu suất, sự hài lòng của khách hàng, sự đổi mới, Việc thu thập và phân tích các chỉ số này thường xuyên giúp doanh nghiệp xác định những vấn đề cần cải thiện, qua đó đảm bảo tổ chức đang đi đúng hướng. Đọc thêm Người quản lý là gì? Vai trò và chức năng của nhà quản lý Những khó khăn khi áp dụng holacracy trong doanh nghiệp Lo ngại sự thay đổi Một số nhân viên có thể chống lại sự thay đổi do lo ngại mất kiểm soát hoặc không chắc chắn về vai trò của mình. Khi đó, doanh nghiệp cần cung cấp các thông tin một cách cách toàn diện và minh mạch. Bên cạnh đó, giải thích cụ thể về những lợi ích mà chế độ holacracy mang lại. Xung đột các vai trò và sự mơ hồ Việc thay đổi vai trò và trách nhiệm có thể là nguyên nhân dẫn đến sự chồng chéo, không rõ ràng vai trò giữa các nhân viên. Khi đó, doanh nghiệp cần thiết lập sự rõ ràng trong vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân và giải quyết các xung đột. Xung đột là chuyện dễ xảy ra khi áp dụng holacracy. Thử thách đưa ra quyết định Holacracy khuyến khích việc ra quyết định nhưng nó cũng có thể dẫn đến tình trạng tắc nghẽn và thách thức khi phối hợp các lựa chọn trong các nhóm. Khi đó, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình ra quyết định rõ ràng để giải quyết vấn đề này. Duy trì tính trách nhiệm Khi doanh nghiệp không được cấu trúc theo hệ thống phân tầng truyền thống, việc đảm bảo tính trách nhiệm có thể là một thử khách cho doanh nghiệp. Lúc này, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống trao đổi thường xuyên giữa các nhóm, thúc đẩy đại diện của các nhóm tham gia vào cuộc họp của nhau. Thay đổi văn hóa Việc triển khai holacracy trong doanh nghiệp đòi hỏi sự thay đổi văn hóa hướng tới sự tin tưởng, minh bạch và hợp tác. Tạm kết Trên đây là những chia sẻ về chủ đề “Holacracy là gì?” mà Glints muốn gửi đến bạn. Hy vọng rằng qua bài viết này bạn đã hiểu hơn về holacracy – chế độ toàn quyền, cũng như cách để áp dụng chế độ này vào việc vận hành doanh nghiệp. Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào về chủ đề trên, đừng ngần ngại để lại bình luận để được Glints hỗ trợ giải đáp nhé. Nguồn Vantagecircle Tác Giả Tải về bản PDF Tải về bản PDF Trở thành chủ sở hữu một doanh nghiệp nhỏ đem tới nhiều thách thức về quy mô cũng như chức năng của doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp nhỏ phải làm chủ được thách thức về mặt doanh thu, vận chuyển, tài chính, quản lý và phát triển doanh nghiệp với ít hoặc thậm chí không có nhân viên. Điều quan trọng nhất là duy trì được sự quan tâm từ các bên liên quan khách hàng, nhà cung cấp và đội ngũ làm việc để xây dựng lực lượng trong thời gian ngắn. Vận hành doanh nghiệp nhỏ có ý nghĩa lớn về cả mặt cá nhân và tài chính. 1 Phác thảo ý tưởng lên giấy. Điều quan trọng nhất chính là hình thành ý tưởng trên giấy. Các doanh nghiệp thành công thường cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ mới hay hỗ trợ một lĩnh vực sẵn có trên thị trường. Dù mục đích là gì thì bạn cũng cần soạn thảo kế hoạch ra giấy.[1] Bạn có thể viết nhiều dự thảo kế hoạch rồi lựa chọn cái tốt nhất. Lập kế hoạch kinh doanh thật chi tiết. Suy nghĩ sâu xa về các chi tiết sẽ có lợi cho bạn hơn là bỏ qua chúng. Bạn có thể thêm câu hỏi vào phần dự thảo kế hoạch. Xác minh điều bạn không biết cũng quan trọng như liệt kê những điều bạn chắc chắn. Bạn không muốn trình bày một bản kế hoạch có những câu hỏi để ngỏ với nhà đầu tư tiềm năng, đưa những câu hỏi liên quan vào dự thảo sẽ giúp bạn xác định được câu trả lời phù hợp với kế hoạch kinh doanh cuối cùng. 2Gặp Trung tâm Phát triển Doanh nghiệp Nhỏ SBDC tại địa phương. SBDC sẽ giúp đỡ bạn trong quá trình vận hành doanh có thể giúp bạn lập kế hoạch kinh doanh để tiếp cận với nhà đầu tư và tư vấn hoàn toàn miễn phí.[2] 3 Xác định nguồn khách hàng. Trong bản kế hoạch, bạn cần xác định đối tượng khách hàng sẽ mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ của bạn. Tại sao họ cần hoặc muốn dùng sản phẩm, dịch vụ của bạn? Câu trả lời sẽ giúp bạn quyết định nhiều khía cạnh của doanh nghiệp.[3] Đây là lúc đặt câu hỏi về dịch vụ hoặc sản phẩm. Ví dụ, bạn muốn đặt câu hỏi như sau, sản phẩm/dịch vụ của tôi sẽ thu hút người trẻ hay người lớn tuổi? Sản phẩm/dịch vụ của tôi có phù hợp với người thu nhập thấp hay là dòng cao cấp? Sản phẩm/ dịch vụ của tôi có thu hút khách hàng trong môi trường cụ thể nào không? Bạn không thể bán bánh xe trượt tuyết tại Hawaii hay bán khăn tắm tại Alaska, vì vậy hãy thực tế về sức hấp dẫn của sản phẩm. 4 Dự trù ngân sách. Trong bản kế hoạch, bạn cần giải quyết câu hỏi quan trọng chính là tình hình ủy thác doanh nghiệp của bạn. Sản phẩm/dịch vụ của bạn sẽ đem về lợi nhuận thế nào? Chúng sẽ thu được bao nhiêu tiền? Chi phí sản xuất sản phẩm hay dịch vụ là bao nhiêu? Bạn có ý định thanh toán chi phí và tiền công như thế nào? Đây là những câu hỏi quan trọng mà bạn cần phải trả lời trong bản kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp.[4] 5 Phát triển dự án. Toàn bộ doanh nghiệp nhỏ thành công đều cần phát triển lượng khách hàng và khả năng sản phẩm ngay từ đầu. Bạn cần xác định khả năng đáp ứng với tiềm năng tăng trưởng của doanh nghiệp.[5] Thực tế với tiềm năng tăng trưởng. Luôn ghi nhớ rằng phát triển doanh nghiệp luôn đi kèm với phát triển nguồn vốn. Dự án phát triển mạnh trong khoảng thời gian ngắn có thể đánh mất các nhà đầu tư tiềm năng một cách nhanh chóng. Quảng cáo 1 Lựa chọn ngân hàng thích hợp. Hoạt động kinh doanh nhỏ với nguồn tài chính hiệu quả bằng cách tìm hiểu toàn bộ ưu đãi các ngân hàng dành cho chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ và lựa chọn ngân hàng thích hợp để thực hiện kế hoạch tài chính. Nhiều tổ chức tài chính cung cấp tài khoản với mức phí thấp, cho vay với lãi suất thấp hay chương trình gửi tiền miễn phí cho chủ doanh nghiệp nhỏ. Làm việc với tổ chức cung cấp ưu đãi tốt nhất để mỗi đồng tiền bạn bỏ ra đều không lãng phí. Đem tùy chọn của ngân hàng này nói với ngân hàng kia để huy động được nguồn vốn lớn nhất mà có mức lãi suất thấp nhất. Ví dụ, nếu một ngân hàng cho bạn vay 200 triệu VNĐ với mức lãi suất 4%, bạn có thể nói đề nghị đó với ngân hàng khác xem họ có thể cung cấp cho bạn số vốn lớn hơn với mức lãi suất thấp hơn hay không. 2 Bảo đảm khoản vay hoặc khoản đầu tư. Doanh nghiệp thành công cần có nguồn vốn đầu tư. Bạn cần sắp xếp và bảo đảm đủ sự ủng hộ tài chính cho doanh nghiệp, quá trình sản xuất, chi phí tiếp thị cho tới khi doanh nghiệp đạt được vị trí có thể duy trì và hoạt động dựa trên lợi nhuận của chính nó.[6] Cần tìm hiểu nhiều mức lãi suất khác nhau dành cho khoản vay của doanh nghiệp nhỏ. 3 Đảm bảo phương pháp thu thập. Bạn cần giải thích doanh thu trên hóa đơn và khoản dư nợ của công ty. Một doanh nghiệp thành công cần có nguồn tiền ổn định. Không chấp nhận cách thức thanh toán của khách hàng hay cho nợ sẽ phá vỡ doanh nghiệp của bạn.[7] Bạn cần quyết định nên chấp nhận thanh toán tiền mặt, thẻ tín dụng, séc hay kết hợp nhiều cách thức cho khách hàng. Giao dịch tiền mặt là dễ thực hiện nhất, nhưng khó rà soát lại sau khoảng thời gian dài. Đồng thời, việc nhận tiền mặt cũng khó đảm bảo an toàn cho nguồn thu của công ty vì công nhân có thể đánh cắp tiền từ két sắt. Thanh toán séc có thể ngăn chặn kẻ cắp trong nội bộ công ty, nhưng séc có thể bị trả lại khiến bạn phải điêu đứng với vấn đề lớn từ phía ngân hàng. Thẻ tín dụng và thẻ vay nợ quốc tế là hình thức thanh toán an toàn nhất, nhưng phải trả thêm phí thanh toán cho nhà phát hành thẻ tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, và như thế hơi lãng phí.[8] 4Cân nhắc dùng ứng dụng kiểm soát tín dụng. Có nhiều ứng dụng giúp các doanh nghiệp nhỏ cải thiện nguồn tiền nhờ sự quản lý rõ ràng của nguồn thu hàng ngày và kiểm soát thanh toán tín dụng của khách hàng. Ứng dụng cho phép bạn thêm khách hàng mới hoặc theo dõi những khách ahfng hiện có, theo dõi thanh toán hóa đơn hoặc chuyển tiền an toàn hơn. Nhiều nhà cung cấp có thể giúp bạn trong việc quản lý như iKMC, bạn có thể dùng thử phần mềm của họ.[9] 5 Quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Quản lý hàng tồn có thể tạo nên hay phá hỏng một doanh nghiệp bán lẻ nhỏ, vì vậy phải quản lý cẩn thận để mỗi đồng tiền bỏ ra đều thật xứng đáng. Đầu tiên, kiểm tra số lượng hàng tồn rồi tiếp tục theo dõi số lượng xem chúng có được bán hay không. Thường xuyên sắp xếp hàng tồn để loại bỏ những mặt hàng khó bán và thay bằng hàng mới.[10] [11] Quản lý hàng tồn thường được quyết định bởi "tuổi thọ" của sản phẩm bạn bán. Ví dụ, nếu bán sản phẩm dễ bị hư hỏng, bạn cần vận chuyển sản phẩm cũ nhất ra khỏi kho trước để tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp. 6 Cân nhắc tuyển dụng chuyên gia tài chính. Đây là sự đầu tư đáng giá khi tuyển dụng nhân viên có chuyên môn để kiểm soát vấn đề tài chính của doanh nghiệp nhỏ. Kế toán có thể giúp bạn xác định lĩnh vực kinh doanh hoạt động chưa hiệu quả trên quan điểm tài chính, giúp bạn tối đa hóa lợi nhuận. Bạn không cần thuê nhân viên toàn thời gian để quản lý tài chính. Ví dụ, nếu bạn nắm vững việc quản lý hàng tồn kho và nguồn tiền, bạn chỉ cần CPA Kế toán viên Công chứng lúc tính toán tiền thuế. Quảng cáo 1 Xin giấy phép. Nhớ đăng ký và xin giấy phép kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ tại cơ sở quy định trong ngành của bạn. Đây là bước quan trọng để đảm bảo vận hành doanh nghiệp hợp pháp và tuân theo quy định của ngành. Nhớ đăng ký giấy phép liên quan đến dịch vụ bạn cung cấp như sửa chữa nhà hoặc chuẩn bị thuế, chúng cũng yêu cầu đăng ký và giấy tờ. Bạn không thể tuyển dụng nhân viên giỏi nếu doanh nghiệp hoạt động không có giấy phép.[12] Không phải doanh nghiệp nào cũng cần xin giấy phép. Bạn cần kiểm tra lại với quản trị doanh nghiệp nhỏ ở địa phương xem doanh nghiệp của mình có nằm trong số đó hay không. 2Chứng thực nhân viên. Tuyển các cá nhân có bằng cấp liên quan tới lĩnh vực của doanh nghiệp như bằng kế toán công chứng hay sửa chữa kỹ thuật điện. Các nhân viên có bằng cấp là những người có kỹ năng trình độ cao và làm gia tăng độ tin tưởng của khách hàng.[13] 3 Luôn luôn sắp xếp. Sắp xếp thời gian, nhân công, tài chính và hàng tồn là chìa khóa để vận hành doanh nghiệp thành công. Tạo bảng tính giúp bạn rà soát chi tiết quan trọng để không phải ghi nhớ chúng trong đầu, xem lại mọi thứ tuần một lần.[14] Sắp xếp cuộc họp với nhân viên hàng tuần, hai tuần, hoặc hàng tháng để đảm bảo rằng mọi người đều đang làm việc hiệu quả và tránh lãng phí thời gian khi các thành viên trong nhóm bị chồng chéo công việc. Cuộc họp còn giúp phân tích xem ai chưa hoàn thành tốt công việc được giao.[15] 4 Giao phó trách nhiệm. Bạn không thể tự làm mọi việc, vì vậy hãy giao phó một số việc cho nhân viên giỏi. Doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi nhân viên phải làm nhiều việc ngoài chuyên môn. Bạn có thể chia hoạt động của doanh nghiệp thành nhiều mảng cụ thể rồi giao phó cho nhiều nhân viên hay thành viên trong nhóm. Đồng thời khi giao phó trách nhiệm, bạn cần giám sát khi giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên. Ví dụ, bạn không muốn để một kế toán thay mặt bạn xử lý vấn đề pháp luật hay luật sư sắp xếp sổ sách tài chính. Hãy suy nghĩ đến từng chức năng theo cách này để xác định nhu cầu trong quán trình tuyển dụng. 5 Cùng tham gia. Sau khi quyết định người để giao phó trách nhiệm, bạn cần tiếp tục theo sát công việc để đảm bảo nhân viên đó đủ khả năng thực hiện nhiệm vụ được giao. Đồng thời, bạn cần chịu trách nhiệm về nhu cầu của khách hàng. Cần nhận thức được nhu cầu và phản hồi của khách, đừng lơ là việc chăm sóc khách hàng ngay cả khi việc đó đã được giao cho nhân viên. Theo thời gian, bạn cần tuyển dụng và sa thải nhân viên. Bạn cần nắm vững luật pháp để đối phó với các vấn đề phát sinh khi tiến hành tuyển dụng hay sa thải nhân viên.[16] Để nhân viên xử lý phản hồi nghiêm khắc của khách hàng là chiến thuật nguy hiểm. Nhân viên sẽ có lợi hơn nếu chỉ truyền đạt cho bạn những phản hồi tích cực của khách hàng, điều này sẽ dẫn đến sự lơi lỏng trong quản lý công ty. Chẳng hạn, nhân viên cần đưa ra bằng chứng khi phản ánh việc kinh doanh. Đây là công ty của bạn và bạn cần đặt mình vào vị trí rủi ro, vì vậy hãy chủ động trong việc giám sát kết quả kinh doanh. Quảng cáo 1 Tạo chiến dịch quảng bá và tiếp thị. Đây là bước quan trọng để quảng bá công ty. Cần chắc chắn số tiền dành để quảng bá được sử dụng hợp lý theo nghiên cứu nhân khẩu học. Điều này sẽ giúp bạn lập kế hoạch quảng bá và tiếp thị một cách hiệu quả.[17] Suy nghĩ về chiến dịch quảng bá, tiếp thị phù hợp với khả năng của doanh nghiệp. Phát quảng cáo trên đài truyền hình quốc gia không phải lựa chọn tốt nếu doanh nghiệp của bạn chỉ hoạt động ở địa phương. Suy nghĩ xem đối tượng nào sẽ quan tâm đến sản phẩm của bạn và lý do là gì. Ví dụ, nếu bạn bán răng giả thì đưa người trẻ vào danh mục tiếp thị có vẻ không hợp lý lắm. 2Liên kết mạng lưới. Tìm kiếm sự hỗ trợ từ các doanh nghiệp nhỏ ở địa phương bằng cách liên hệ với chủ doanh nghiệp. Tham gia hiệp hội doanh nghiệp nhỏ và sự kiện cộng đồng để nâng cao danh tiếng của doanh nghiệp. Tham gia nhiều sự kiện cộng đồng để tiếp cận với các khách hàng tiềm năng.[18] 3Hiểu rõ doanh nghiệp của bạn. Luôn nắm bắt tin tức và xu hướng để gia tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong ngành. Theo dõi bản tin định kỳ hoặc trực tuyến để cập nhật sự kiện mới nhất trong ngành bạn kinh doanh. Cập nhật được những điều mới nhất, tuyệt vời nhất trong lĩnh vực kinh doanh sẽ giúp bạn lôi kéo khách hàng từ các công ty đang cạnh tranh.[19] [20] 4Cung cấp tài liệu tham khảo. Soạn thảo một danh sách khách hàng hài lòng để làm mẫu tham khảo cho khách hàng tiềm năng. Điều này giúp khách hàng mới thẩm định công việc và dịch vụ khách hàng bên bạn.[21] [22] 5 Luôn kết nối. Cần đảm bảo rằng khách hàng có thể liên lạc với bạn và công ty bất kỳ khi nào họ cần. Cách tốt nhất để phát triển danh tiếng là có trách nhiệm với nhu cầu của khách hàng.[23] Doanh nghiệp lớn khó có thể phản hồi toàn bộ khách hàng mà sẽ đánh mất một số lượng khách theo thời gian. Doanh nghiệp nhỏ thì không thể như vậy. Với vai trò là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể kết nối với nguồn khách hàng tiềm năng. Có thể điều này đòi hỏi bạn phải cung cấp số điện thoại di động và địa chỉ thư điện tử cho khách hàng nếu muốn phát triển doanh nghiệp. 6 Thực hiện lời hứa. Doanh nghiệp nhỏ cần cung cấp sản phẩm hoặc loại hình dịch vụ nào đó để thành công. Tuy nhiên, nếu bạn phát triển doanh nghiệp bằng cách phát triển nguồn khách hàng, bạn không chỉ cung cấp cho khách những gì họ muốn mà phải đúng như những gì bạn hứa. Nếu sản phẩm hay dịch vụ của bạn không giống trên quảng cáo, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc phát triển nguồn khách hàng.[24] Cung cấp những gì bạn hứa hẹn bắt đầu bằng việc điều chỉnh sự tiếp cận doanh thu. Nếu bạn và đội ngũ bán hàng cung cấp hay hứa hẹn quá nhiều, khách hàng sẽ thất vọng khi họ nhận được sản phẩm hay sử dụng dịch vụ, điều này sẽ dẫn đến nhiều lời nhận xét tiêu cực và truyền miệng không hay về doanh nghiệp của bạn. Hãy nhớ rằng, chiến thuật bán hàng tốt nên tập trung vào việc xác định và tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, khiến họ tự nhận ra lợi ích mà sản phẩm đem lại, chứ không phải lừa dối khách hàng bằng tiềm năng của sản phẩm. Quảng cáo Về bài wikiHow này Trang này đã được đọc lần. Bài viết này đã giúp ích cho bạn? Bài, ảnh MỸ HOA ể phong trào tiết kiệm điện được lan tỏa sâu rộng vào cộng đồng, Công ty iện lực TP Cần Thơ đã phối hợp với các sở, ngành hữu quan và các hội, đoàn thể xây dựng kế hoạch vận động người dân và doanh nghiệp hưởng ứng tiết kiệm điện bằng những hành động thiết thực. Qua đó, không chỉ nâng cao hiệu quả tuyên truyền tiết kiệm điện trong cộng đồng, mà còn giúp ngành điện đảm nhiệm tốt yêu cầu cấp điện ổn định, phục vụ nhu cầu điện phát triển kinh tế – xã hội cho thành phố. Cán bộ, công nhân viên Điện lực Bình Thủy ra quân vận động người dân Cồn Sơn, phường Bùi Hữu Nghĩa hưởng ứng phong trào tiết kiệm điện của thành phố. Theo Công ty iện lực TP Cần Thơ, trong tháng 4 và tháng 5-2023, sản lượng tiêu thụ điện của toàn thành phố tăng cao và có một số ngày nắng nóng cao điểm, sản lượng tiêu thụ điện đã đạt đỉnh trên 9 triệu kWh/ngày, tăng 9,7% so với năm 2022. Và để hạn chế tình trạng ngừng giảm cung cấp điện, ảnh hưởng đến các hoạt động sản xuất kinh doanh và sinh hoạt của người dân, ngành điện luôn sẵn sàng tiếp nhận và xử lý các thông báo mất điện của khách hàng; bố trí tăng cường lực lượng ứng trực, chủ động phương tiện, vật tư, thiết bị dự phòng để kịp thời khắc phục sự cố. Cùng với đó, yêu cầu các điện lực quận, huyện tăng cường công tác quản lý kỹ thuật, đảm bảo vận hành hệ thống điện an toàn, ổn định. Cùng với công tác tăng cường kỷ luật vận hành hệ thống điện, Công ty iện lực TP Cần Thơ còn đẩy mạnh công tác tuyên truyền tiết kiệm điện bằng nhiều hình thức như tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng, Website của Công ty; phát video clip, chạy chữ các khẩu hiệu tuyên truyền, vận động sử dụng điện tiết kiệm và hiệu quả tại phòng giao dịch khách hàng ở 9 điện lực quận, huyện; khuyến khích khách hàng sử dụng điện cài đặt App chăm sóc khách hàng CSKH EVNSPC của Tổng công ty iện lực miền Nam, tra cứu các dịch vụ điện trên Cổng dịch vụ công Quốc gia hay qua Zalo của ngành điện… để nắm bắt các thông tin, dịch vụ điện hiện có của ngành điện. Ông Huỳnh Hữu Kỳ, Phó Giám đốc Công ty iện lực TP Cần Thơ, cho biết Công ty đã và đang triển khai công tác phối hợp với các sở, ngành hữu quan và các hội, đoàn thể xây dựng kế hoạch, triển khai hoạt động tiết kiệm điện cụ thể đối với từng nhóm khách hàng. Theo đó, vận động các đơn vị hành chính sự nghiệp lập kế hoạch và triển khai thực hiện có hiệu quả công tác tiết kiệm điện tại đơn vị; vận động các đơn vị chiếu sáng công cộng thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp cắt giảm công suất, nhưng vẫn đảm bảo thời gian chiếu sáng hợp lý vào ban đêm, nhất là đối với các hệ thống chiếu sáng đường phố, công viên, quảng trường… ối với các nhà hàng, khách sạn, cơ sở kinh doanh dịch vụ thương mại, tổ hợp văn phòng và tòa nhà chung cư nên cắt giảm ít nhất 50% công suất chiếu sáng quảng cáo trang trí ngoài trời từ 20 giờ đêm hằng ngày; kết hợp giảm nhu cầu sử dụng điện khi có thông báo của đơn vị điện lực địa phương trong trường hợp xảy ra thiếu điện. Cùng với đó, vận động các khách hàng sản xuất công nghiệp sử dụng đúng công suất và biểu đồ phụ tải đã đăng ký với đơn vị điện lực; kết hợp cắt giảm ít nhất 50% công suất hệ thống chiếu sáng hành lang, bãi giữ xe, khuôn viên không hoạt động nhiều tại các nhà xưởng, cơ sở sản xuất; đồng thời, dịch chuyển một phần các hoạt động sản xuất sau 22 giờ… Vận động các khách hàng có mức tiêu thụ điện lớn, trên 1 triệu kWh điện/năm tham gia chương trình điều chỉnh phụ tải điện tự nguyện DR và thực hiện việc giảm nhu cầu sử dụng điện khi có yêu cầu của điện lực địa phương; vận động các hộ sử dụng điện sinh hoạt hưởng ứng bằng các hành động cụ thể như không đặt nhiệt độ điều hòa dưới 26 độ C; tắt đèn và các thiết bị điện khi không cần thiết sử dụng; sử dụng các thiết bị điện có dán nhãn tiết kiệm năng lượng; không nên sử dụng đồng thời các thiết bị điện có công suất lớn… ể phong trào tiết kiệm điện tạo được hiệu ứng, lan tỏa sâu rộng vào cộng đồng, Công ty iện lực TP Cần Thơ cùng với Sở Công Thương và Hội Liên hiệp Phụ nữ TP Cần Thơ đã ký kết phối hợp thực hiện công tác tiết kiệm điện năm 2023. Bà Võ Kim Thoa, Chủ tịch Hội Liên hiệp Phụ nữ TP Cần Thơ, cho biết Thời gian qua, các cấp Hội Phụ nữ đã phối hợp với ngành điện triển khai có hiệu quả mô hình “Hộ gia đình tiết kiệm điện”; kết hợp tổ chức các hội thi “Phụ nữ Cần Thơ tiết kiệm điện”, hưởng ứng chiến dịch “Giờ Trái đất”… Các hoạt động này đã từng bước chuyển tải nhiều cách làm hay trong sử dụng điện tiết kiệm tới chị em hội viên các cấp. Qua đó, giúp chị em xây dựng thói quen cũng như biết cách sử dụng điện đúng lúc, đúng chỗ, đúng cách, đúng nhu cầu trong sinh hoạt hằng ngày để tiết kiệm chi phí tiền điện và góp phần bảo vệ môi trường sống. Theo bà Thoa, hướng tới Hội Liên hiệp Phụ nữ TP Cần Thơ sẽ tăng cường công tác phối hợp với ngành điện đẩy mạnh các hoạt động tuyên truyền, vận động cán bộ, hội viên các cấp Hội trên địa bàn thành phố tích cực phát huy vai trò tuyên truyền, kỹ năng vận động thành viên trong gia đình và cộng đồng xã hội cùng chung tay sử dụng điện an toàn, tiết kiệm và hiệu quả. Qua đó, góp phần đưa các chủ trương về tăng cường tiết kiệm điện cũng như phong trào tiết kiệm điện lan tỏa sâu rộng, thu hút người dân và doanh nghiệp hưởng ứng bằng những hành động thiết thực. Quản lý quy trình vận hành – Business Process Management BPM là một trong những công cụ và phương pháp được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng để phát triển tổ chức linh hoạt, nâng cao năng lực cạnh tranh. Theo nghiên cứu của IDC Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế tại Hoa Kỳ, các quy trình vận hành kém hiệu quả khiến doanh nghiệp tiêu tốn tới 20-30% thu nhập hàng năm. Do đó, việc tìm kiếm giải pháp phù hợp để thay đổi hoặc cải tiến quy trình vận hành doanh nghiệp là rất quan nay, BPM đã trở thành xu hướng tất yếu và là điều kiện cần để doanh nghiệp phát triển bền vững trong thời đại công nghệ số. Để giúp các nhà quản lý hiểu rõ, cũng như tận dụng tối đa lợi ích khi áp dụng phương pháp này, FastWork sẽ cung cấp đến bạn những thông tin đầy đủ nhất về quy trình vận hành doanh nghiệp BPM ngay trong bài viết dưới lý quy trình vận hành doanh nghiệp – Business Process Management BPM là gì?5 giai đoạn tổ chức, kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp theo BPMLợi ích của việc triển khai BPM trong doanh nghiệpGiải pháp khắc phục khó khăn khi áp dụng quy trình vận hành doanh nghiệp theo BPMVí dụ về công cụ BPMS giúp doanh nghiệp vận hành xuất sắcQuản lý quy trình vận hành doanh nghiệp – Business Process Management BPM là gì?Nhắc tới quy trình vận hành thúc đẩy Chuyển đổi số toàn diện, các doanh nghiệp không thể bỏ qua phương pháp Business Process Process Management viết tắt là BPM, được hiểu là phương pháp & công cụ quản lý quy trình vận hành kinh doanh. Theo đó, BPM bao gồm việc kết hợp các nhiệm vụ thiết kế mô hình vận hành – tự động hóa – thực thi – kiểm soát – đo lường – tối ưu các luồng hoạt động trong doanh nghiệp. Hướng tới việc vận hành trơn tru, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự, tạo ra nhiều giá trị phục vụ khách hàng, và giúp doanh nghiệp hoàn thành xuất sắc những mục tiêu đã đặt mặt công nghệ, BPM không phải là một sản phẩm phần mềm riêng lẻ. Nó là nền tảng cung cấp các bộ công cụ giúp doanh nghiệp mô hình hóa, thiết kế, triển khai, giám sát, vận hành và cải tiến các quy trình nghiệp vụ một cách linh hoạt. Nhìn chung, quy trình vận hành doanh nghiệp theo BPM là một định nghĩa khá rộng. Do các quy tắc, chiến thuật, mục tiêu kinh doanh và các yếu tố khác xuất hiện trong đó đều liên tục phải cải thiện, đổi thực hành BPM cũng sẽ có sự khác nhau giữa các tổ chức. Tùy thuộc vào quy mô, sự phức tạp về kỹ thuật, văn hóa doanh nghiệp và nguồn lực của mỗi doanh nghiệp. Song việc áp dụng BPM luôn đòi hỏi mọi doanh nghiệp phải chuẩn bị tâm thế sẵn sàng đón nhận sự thay đổi. Doanh nghiệp khi áp dụng BPM cũng nên kết hợp các phương pháp khác nhau để tối ưu hóa quy trình vận hành như hệ thống Six Sigma hoặc mô hình Agile. Doanh nghiệp vận hành như những thực thể sống nhờ Agile Organization. Tìm hiểu kỹ hơn về mô hình tổ chức Agile5 giai đoạn tổ chức, kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp theo BPMViệc thiết kế quy trình vốn đã không dễ dàng và việc đưa vào áp dụng thực tế thậm chí còn khó khăn hơn cho các doanh nghiệp chưa làm quen với mô hình BPM. Chúng tôi giới thiệu chu trình 5 giai đoạn của BPM. 5 giai đoạn trọng tâm và lặp lại này sẽ giúp các chủ doanh nghiệp cải thiện đáng kể được vấn đề quản trị quy trình trong doanh nghiệp nếu như triển khai áp dụng một cách nghiêm Giai đoạn kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp BPMGiai đoạn 1 Design – Thiết kếĐây là bước đầu tiên trong vòng đời BPM, giúp nhà quản lý có cái nhìn bao quát, xem xét về quy trình vận hành kinh doanh nào sẽ phù hợp với chuỗi giá trị của doanh nghiệp. Bạn có thể bắt đầu thực hiện bằng cách thảo luận với tất cả các bên liên quan, nghiên cứu bất kỳ tài liệu nào để tìm câu trả lời cho các vấn đềLàm thế nào để việc thay đổi quy trình vận hành doanh nghiệp được bắt đầu? Quy trình xử lý ra sao?Cần bao nhiêu chi phí để thực hiện?Mục tiêu, kết quả cuối cùng là gì? Đo lường hiệu quả bằng cách nào?Trách nhiệm của từng các cá nhân hoặc phòng ban cụ thể được xác định như thế nào?Mất bao lâu để hoàn thành?Giai đoạn thiết kế quy trình sẽ giúp doanh nghiệp định hình rõ mục tiêu và vạch hướng đi tốt nhất xuyên suốt quá trình áp dụng đoạn 2 Modeling – Mô hình hóaModeling là giai đoạn các yếu tố được phác họa trong bước trên được chuyển vào phần mềm BPM. Đồng thời cung cấp mô tả trực quan, chi tiết về các giai đoạn của quy trình. Để tăng tính hiệu quả, bạn phải hiểu rõ mọi thứ trong doanh nghiệp đang vận hành như thế nào ở thời điểm hiện tại, và mong muốn chúng thay đổi ra sao trong tương lai. Từ đó lên kế hoạch chuyển đổi các tác vụ thủ công thành quy trình điện tử. Cuối cùng sẽ phân phối cho tất cả các bên liên quan để đánh giá và phê đoạn 3 Execution – Thực thiĐây là giai đoạn doanh nghiệp tiến hành thử nghiệm mô hình BPM. Trước khi triển khai áp dụng trên toàn tổ chức, bạn nên chạy thử các phương pháp tự động hóa quy trình làm việc trong những một nhóm nhỏ, hoặc một vài phòng ban. Điều này sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá được những ưu điểm & hạn chế của mô hình để điều chỉnh, cải đoạn 4 Monitoring – Giám sátCác nhà quản lý thực hiện giai đoạn này bằng cách thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả công việc KPI hoặc áp dụng OKRs. Đồng thời đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ theo dõi quá trình xử lý từng tác vụ, tập hợp số liệu thống kê liên quan đến hiệu suất, phát hiện điểm tắc nghẽn hoặc bất hợp lý,…Giai đoạn 5 Optimization – Tối ưu hóaDựa trên những kết quả được ghi nhận ở giai đoạn giám sát, lúc này doanh nghiệp sẽ cố gắng cải thiện quy trình và loại bỏ các nút thắt trong quá trình vận hành. Nhà quản lý có thể kết hợp áp dụng các phương pháp tối ưu hóa quy trình cổ điển như Kaizen, Six Sigma hoặc Total Quality Management TQM.Tìm hiểu về sự khác biệt giữa 3 mô hình TQM, Kaizen và Six Sigma TẠI ĐÂYMục đích chính của giai đoạn này là theo dõi và liên tục cải thiện về thời gian hoàn thành công việc, hiệu quả chi phí, giảm tỷ lệ lỗi và các chỉ số hiệu suất chính khác. Doanh nghiệp có thể tái cấu trúc lại quy trình kinh doanh nếu kết quả không như kỳ vọng, hoặc có sự thay đổi từ nhu cầu khách hàng, công dù vòng đời của BPM có vẻ đủ đơn giản, nhưng mỗi giai đoạn có thể mất vài tháng hoặc hơn để thực hiện, và đòi hỏi việc lập kế hoạch phải thật cẩn thận. Cải tiến quy trình vận hành doanh nghiệp sẽ cần có sự hỗ trợ giữa nhiều bộ phận phụ trách, bao gồm Giám đốc điều hành Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh chung;Chủ sở hữu quy trình Lập kế hoạch, tổ chức, giám sát, đảm bảo nguồn lực, hướng dẫn xử lý lỗi phát sinh,…;Chuyên gia BPM hỗ trợ phát triển các quy trình;Nhân viên, phòng ban tiến hành công việc theo tiêu chuẩn và hướng dẫn;Chuyên gia công nghệ thông tin, kỹ sư hệ thống chịu trách nhiệm triển khai các công cụ hỗ trợ tối đa hóa hiệu quả tổng thể của một vòng đời BPM, việc phân công nhiệm vụ rõ ràng, sự phối hợp nhịp nhàng giữa tất cả các bên liên quan là rất quan trọng, nhất là trong giai đoạn đầu triển khai. Nếu quá trình này không được quản lý tốt, khả năng thất bại sẽ rất ích của việc triển khai BPM trong doanh nghiệpChuyên gia BPM – Michael Rosemann, giáo sư tại Đại học Công nghệ Queensland, và là giám đốc Centre for Future Enterprise đã ví các quy trình vận hành như mạch máu của một doanh nghiệp.“Tương tự các mạch máu trong cơ thể, chúng cấu thành sự sống, quyết định cách thức, tốc độ, chi phí tạo ra các giá trị phục vụ khách hàng. Các quy trình BPM không chỉ phản ánh năng suất và hiệu quả của tổ chức mà còn thể hiện sự uy tín, và cuối cùng là văn hóa của chính doanh nghiệp”.Quy trình kinh doanh tạo thành những yếu tố cốt lõi của mọi tổ chức. Chúng hoạt động một cách tối ưu giúp doanh nghiệp tạo ra giá trị khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh trong dài hạn. BPM giúp các công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ một cách hiệu quả với chi phí thấp hơn, và có thể linh hoạt điều chỉnh các quy trình phù hợp với mục tiêu kinh Gould – Giám đốc nghiên cứu tại Nucleus Research, nhận định “BPM cho phép doanh nghiệp hợp lý hóa quy trình làm việc bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ như quản lý dữ liệu, phân luồng dữ liệu, quy trình phê duyệt, tạo báo cáo,…”Theo các chuyên gia, phương pháp tiếp cận BPM để cải tiến quy trình vận hành còn giúp các công ty thích ứng với những biến đổi trên thị trường hiện nay. Đồng thời, giải pháp BPM chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp Chuyển đổi kỹ thuật số thành pháp khắc phục khó khăn khi áp dụng quy trình vận hành doanh nghiệp theo BPMBất kỳ sáng kiến ​​thay đổi quy trình vận hành nào cũng sẽ tạo ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp. Điều này đặc biệt đúng với BPM, khi việc cải tiến quy trình trải dài trên toàn hệ thống và đầy phức tạp. Chính vì thế, để tối đa hóa lợi ích của BPM, các tổ chức phải chuẩn bị kế hoạch để giải quyết những khó khăn sẽ gặp phải. Dưới đây là một số trở ngại phổ biến và cách khắc phục khi doanh nghiệp áp dụng BPM1. Thiếu sự hỗ trợ từ lãnh đạoVận hành theo BPM đòi hỏi sự thay đổi nhiều trong văn hóa doanh nghiệp khi hầu hết các quy trình làm việc đều được số hóa bằng công nghệ. Nhân viên có thể chống lại các sáng kiến ​​BPM nếu nghĩ rằng điều này khiến họ mất việc, hoặc giảm cơ hội thăng Daher – Chuyên gia nghiên cứu cấp cao trong lĩnh vực CIO tại Info-Tech Research Group lý giải “Khi nhân viên không chịu thay đổi hoặc không được cung cấp thông tin để hiểu rõ về những lợi ích của BPM, các dự án triển khai sẽ vấp phải nhiều sự phản đối”. Do vậy, bà khuyến nghị các nhà điều hành doanh nghiệp nên sớm cung cấp đầy đủ những lợi ích định tính và định lượng của BPM cho các bên liên Xác định mục tiêu, lộ trình không rõ ràngNhiều doanh nghiệp khi áp dụng ​​BPM nhưng lại đặt mục tiêu không phù hợp, không thiết lập được chiến lược triển khai toàn diện. Hay nói cách khác, các nhà lãnh đạo chưa đủ thông tin để đưa ra một lộ trình chuyển đổi quy trình vận hành theo BPM xuyên suốt, dài hơi và phù hợp với doanh thế, các CEO phải xác định rõ mục tiêu khi cải tiến hay tổ chức lại quy trình vận hành doanh nghiệp. Tốt nhất là nên thảo luận với các bộ phận kỹ thuật phần mềm và bộ phận kinh doanh, chuyên gia tư vấn trước khi tạo lộ trình khởi Cơ sở hạ tầng thông tin để thử nghiệm không phù hợpNhiều doanh nghiệp sử dụng công cụ BPM để tự động hóa quy trình làm việc nhưng lại bỏ qua việc thử nghiệm hoặc các bước xử lý nhằm đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Điều này dẫn đến nhiều sự cố, các lỗi không lường trước được khi vận hành, làm gián đoạn mọi hoạt động kinh doanh và gây ra rủi ro về bảo mật hệ thống. Khi lập kế hoạch triển khai BPM, các doanh nghiệp cần kiểm soát vấn đề bảo mật dữ liệu và dùng các công cụ tự động có sẵn để đo lường hiệu đa dạng của các giải pháp số hiện nay có thể gây nên khó khăn cho doanh nghiệp trong việc xác định phương án phù hợp với thực trạng và định hướng phát triển của tổ chức. Để khắc phục khó khăn đó, nhà quản lý cũng nên nhờ sự hỗ trợ của các nhà tư vấn, chuyên gia công nghệ thông tin hoặc học hỏi từ các doanh nghiệp khác để lựa chọn được giải pháp phần mềm phù Khó khăn về năng lực, nguồn lực triển khaiViệc doanh nghiệp chưa được tiếp cận và chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc ứng dụng, khai thác công nghệ mới cũng là một rào cản lớn. Đặc biệt là việc thiếu nguồn nhân lực nội bộ khi triển khai BPM. Vì thế, các công ty cần chú trọng đến việc tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, nhất là những phòng ban, cá nhân trực tiếp tham gia vào quá trình này. Đồng thời, các nhà quản lý có thể cân nhắc tuyển dụng thêm nguồn nhân lực mới có kỹ năng số tốt. Khi đó, việc áp dụng BPM cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn. Nghiên cứu của McKinsey cho thấy, 25% công ty có chỉ số sức khỏe tổ chức Organizational Health Index OHI cao nhất thì có lợi nhuận cổ đông cao gấp 3 lần so với các công ty ở top ¼ dưới cùng. Gợi ý tìm hiểu thêm Chăm sóc Sức khỏe doanh nghiệp Hướng đi nhanh để cải thiện hiệu suấtDoanh nghiệp nào nên kiểm soát quy trình vận hành doanh nghiệp theo BPMCác doanh nghiệp vừa và nhỏ sở hữu những đặc điểm dưới đây, khi triển khai BPM sẽ mang lại hiệu các quy trình làm việc phức tạp, đòi hỏi sự điều phối và phối hợp giữa nhiều đơn vị kinh doanh, bộ phận, phòng ban chức các quy trình động, cần thay đổi để tuân thủ quy định khi có yêu cầu. Ví dụ như nâng cấp bảo mật thông tin khách hàng sau những thay đổi về các điều luật hoặc quyền riêng công việc có thể trực tiếp kiểm soát & đo lường được bằng chỉ số, được phép điều chỉnh để cải thiện hiệu quy trình nghiệp vụ cần một hoặc nhiều ứng dụng kế thừa để hoàn thành chúng, hoặc yêu cầu thay đổi nhanh dụ về công cụ BPMS giúp doanh nghiệp vận hành xuất sắcVới sự cải tiến không ngừng của công nghệ, nhiều công cụ phần mềm quản lý quy trình vận hành – Business process management software BPMS hiện đại ra đời sở hữu vô vàn những tính năng ưu việt giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, linh hoạt hơn. Cụ thể nhưBộ phận nhân lực Công cụ BPM có thể làm cho các bộ phận nhân sự hiệu quả hơn bằng cách đơn giản hóa chấm công và làm bảng chấm công. Bên cạnh đó là quản trị trọn vẹn vòng đời nhân sự từ tuyển dụng đến KPI – cải thiện, số hóa & tối ưu quy trình làm việc. Bán hàng Doanh nghiệp điều phối việc trao đổi báo giá bán hàng và hóa đơn, rút ngắn quy trình công việc của chu kỳ bán hàng với công cụ BPMTiên phong trong việc phát triển và phân phối BPMS, FastWork cung cấp nhiều giải pháp phần mềm giúp các doanh nghiệp vận hành xuất sắc, tiến tới chuyển đổi số quy trình vận hành thành công. Nền tảng quản trị & điều hành doanh nghiệp bao gồm 4 phân hệ chính FastWork OFFICE+ Phân hệ Quản trị nội bộ & văn phòng Giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường văn phòng không giấy tờ, số hóa 100% các nghiệp vụ hành chính nội bộ, tổ chức thông WORK+ Phân hệ Quản trị công việc & hiệu suất Số hóa quản lý mọi công việc, dự án và tự động hóa các quy trình phòng ban. Thay thế các phương thức thủ công Email, Zalo, Facebook, Skype,….FastWork CRM+ Phân hệ Quản trị bán hàng & khách hàng Hỗ trợ công việc của Telesale, Marketing, CSKH. Góp phần tăng trưởng khách hàng tiềm năng, doanh thu và nâng cao chất lượng dịch HRM+ Phân hệ Quản trị nhân sự Giúp quản trị nhân sự toàn diện từ chấm công, tính lương, cấp phát trang thiết bị nhân sự đến quản lý tuyển dụng, số hóa hồ sơ & đánh giá năng lực nhân sự bằng nhận tư vấn phần mềm miễn phí hoặc DEMO 1-1 từ chuyên gia FastWork, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Hotline 0983-089-715 hoặc điền thông tin vào Form đăng ký bên dưới! Đăng ký dùng thử Chuẩn hóa doanh nghiệp thông qua hệ thống quy trình làm việc luôn là điều các doanh nghiệp hướng tới. Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp là công việc tương đối mất thời gian, đòi hỏi nhiều kiến thức cũng như kỹ năng. Tuy nhiên, đây là yêu cầu gần như bắt buộc phải thực hiện nếu doanh nghiệp có tầm nhìn chiến lược, muốn đi vững, bước xa. Tuy đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, nhưng việc xây dựng và quản lý quy trình trong doanh nghiệp cũng sẽ trở nên tương đối dễ thở hơn nếu được tuân thủ theo mô hình Chu trình quản lý nghiệp vụ BPM Life Cycle gồm 5 giai đoạn 1. Design Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp 2. Modeling Mô hình hóa quy trình 3. Execution Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình 4. Monitoring Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu quả thời gian xử lý, chất lượng đầu ra, … 5. Optimization Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình. Giai đoạn 4 và 5 thường bị bỏ qua do suy nghĩ quy trình đề ra là cố định không thay đổi. Nhưng thực tế quy trình phải linh hoạt và theo sát sự thay đổi của doanh nghiệp. Cùng Open End tìm hiểu các hành động cụ thể trong từng giai đoạn qua bài viết dưới đây Giai đoạn 1 DESIGN – XÂY DỰNG QUY TRÌNH1. Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc2. “Chuẩn hóa” quy trình thành các bản mô tả3. Phân loại đối tượng tham gia vào quy trình4. Kiểm soát – Kiểm tra quy trình5. Hoàn thiện tài liệuGiai đoạn 2 MODELLING – MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNHGiai đoạn 3 EXECUTION – TRIỂN KHAI QUY TRÌNHGiai đoạn 4 MONITORING – THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNHGiai đoạn 5 OPTIMIZATION – ĐIỀU CHỈNH, TỐI ƯU QUY TRÌNH Giai đoạn 1 DESIGN – XÂY DỰNG QUY TRÌNH Việc xây dựng các quy trình trong doanh nghiệp cần được tuân thủ theo 5 nội dung chủ đạo, bao gồm 1. Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc Bước đầu tiên trong việc xây dựng một quy trình tiêu chuẩn, nhà quản lý cần phải xác định được nhu cầu, phạm vi áp dụng của chúng trên những cá nhân, phòng ban nào? và mục đích cuối cùng mà họ muốn hướng đến khi đề ra quy trình. Chỉ khi phân tích và chỉ ra được đầy đủ những yếu tố này, quy trình mới có thể được đưa vào vận hành trơn tru, kết nối hiệu quả tới đội ngũ nhân viên và đưa đến những kết quả nhất định. 2. “Chuẩn hóa” quy trình thành các bản mô tả Để dễ dàng triển khai trong thực tế, nhà quản lý cần mô hình hóa các yếu tố thiết yếu trong quy trình thành các bản mô tả. Các bản mô tả này có thể được lưu trữ và truyền đạt lại tới đội ngũ nhân viên, đóng vai trò làm khung tham chiếu để họ có thể ứng dụng và điều chỉnh công việc thực tế sao cho đạt được những kết quả tốt nhất. Nội dung của yếu của bản mô tả quy trình được khuyến khích xây dựng trên công thức 5W – H – 5M. Công thức này được coi như xương sống để định hình được quy trình, nó giúp nhà quản lý Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn Tập trung vào các mục tiêu chính của quy trình Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của nhân viên để phối hợp hiệu quả Nội dung công thức 5W – H – 5M bao gồm Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc Trước khi xây dựng bất cứ một quy trình nào, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi Tại sao bạn phải xây dựng quy trình này? Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn? Nếu không làm thì sao? Nói cách khác, đây chính là nội dung truyển tải mục tiêu của quy trình, giúp bạn có thể kiểm soát và đánh giá được hiệu quả cuối cùng. What – Xác định nội dung công việc Sau khi vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc; bạn đã có thể xác định được nội dung công việc bạn cần làm là gì. Cụ thể các bước thực hiện được phần công việc đó là như thế nào? Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi quy trình, nhà quản lý lại có những câu trả lời khác nhau cho những nội dung này • Where công việc được thực hiện ở đâu? Bộ phận nào kiểm tra? Giao hàng tại địa điểm nào? • When Công việc được thực hiện khi nào, khi nào thì bàn giao, khi nào kết thúc… • Who Ai chịu trách nhiệm chính cho công việc? Ai là người kiểm tra? Ai là người hỗ trợ?… How – Xác định phương pháp thực hiện công việc Ở bước này, bản mô tả quy trình cần vạch rõ các thức thực hiện công việc, các loại tài liệu liên quan, tiêu chuẩn cho công việc, cách thức vận hành máy móc… 5M Xác định nguồn lực Nhiều quy trình thường chỉ chú trọng đến các bước thực hiện, đầu công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực. Trong khi thực tế, việc quản lý và phần phối nguồn lực tốt luôn là yếu tố hàng đầu để đảm bảo cho quy trình được diễn ra hiệu quả. Nguồn lực bao gồm các yếu tố Man = nguồn nhân lực người thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?… Money = Tiền bạc Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ được giải ngân mấy lần?… Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?… Machine = máy móc/công nghệ Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công nghệ nào để thực hiện công việc?… Method = phương pháp làm việc làm việc theo cách nào 3. Phân loại đối tượng tham gia vào quy trình Để quy trình diễn ra được chặt chẽ, nguồn lực con người – các đối tượng tham gia trực tiếp tiến hành phải được phân chia vai trò phù hợp và hiệu quả. Trong đó, các đối tượng tham gia vào quy trình sẽ được chia thành 3 nhóm cụ thể, bao gồm Người thực hiện Là những cá nhân thực tiếp đảm nhận việc hoàn thành các bước/ đầu công việc trong quy trình Người giám sát Là người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi các đầu công việc của người thực hiện. Các cá nhân này có vai trò đóng góp ý kiến và phản hồi để người thực hiện có định hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn. Người hỗ trợ Là các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình, nhưng gián tiếp hỗ trợ người thực hiện hoàn thành nó qua những góp ý, truyền tải kiến thức/ kinh nghiệm thực tiến mang tính chuyên môn. 4. Kiểm soát – Kiểm tra quy trình Không có bất cứ quy trình nào có thể vận hành hiệu quả, trơn tru nếu chỉ dựa trên những mô hình lý thuyết cả. Bởi vậy, trong quá trình xây dựng quy trình, nhà quản lý cần phải đồng thời xác định các phương pháp kiểm soát, kiểm tra liên tục, nhằm đánh giá mức độ tối ưu và đưa những cải thiện phù hợp cho bộ máy vận hành. Xác định phương pháp kiểm soát Việc kiểm soát quy trình có thể được thực hiện thông qua hành động xác định các yếu tố sau Đơn vị đo lường công việc Đo lường bằng công cụ, dụng cụ nào? Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu Xác định phương pháp kiểm tra Đây là một bước quan trọng và cần tuân thủ theo nguyên tắc Pareto chỉ kiểm tra 20% số lượng nhưng tìm ra 80% khối lượng sai sót. Người quản lý cần xác định được những nội dung dưới đây để công đoạn kiểm tra đạt được hiệu quả như mong muốn Cần phải kiểm tra những bước công việc nào? Tần suất kiểm tra là bao lâu? Người thực hiện kiểm tra là ai? Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu? 5. Hoàn thiện tài liệu Một quy trình sẽ không thể hoàn thiện được nếu thiếu đi những tài liệu hướng dẫn tuân thủ và sử dụng. Vì vậy, bạn cần phải dự trù được và cung cấp thêm những thông tin, biểu mẫu, hướng dẫn vào một văn bản quy chuẩn để hỗ trợ nhân viên tiếp thu quy trình tốt hơn. Giai đoạn 2 MODELLING – MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH Modelling – mô hình hóa là giai đoạn thứ hai trong hoạt động quản lý quy trình, khi các nội dung mang tính lý thuyết ở giai đoạn đầu được minh họa lại thành hình ảnh, bao gồm các bước định tuyến với công việc và người tham gia được xác định rõ ràng. Mục đích của hoạt động mô hình hóa là để Nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn, có thể phần nào đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra Làm bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình. Hỗ trợ bằng cách khi ánh xạ thực tiễn ngược lại lưu đồ, có thể nhận ra đâu là công đoạn cần loại bỏ hoặc cải tiến thêm Là tài liệu đầy đủ giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động của quy trình, đặc biệt là nhân viên mới có bao nhiêu bước, cần sử dụng công cụ gì, cần hỗ trợ từ ai,… Có rất nhiều các để mô hình hóa quy trình, nhưng phổ biến nhất có thể kể đến là Flowchart. Flowchart hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình, là một phương tiện đồ họa trực quan hóa các bước trong quy trình thành những hình ảnh đơn giản, bao gồm các bước/ công việc, các điều kiện thay đổi kết quả,… Giai đoạn 3 EXECUTION – TRIỂN KHAI QUY TRÌNH Sau khi đã hoàn tất 2 giai đoạn xây dựng và mô hình hóa, đã đến lúc bạn đưa quy trình của mình áp dụng triển khai vào thực tế. Hoạt động triển khai này có thể được thực hiện theo 2 cách 1 áp dụng quy trình trên giấy tờ hay 2 sử dụng các phần mềm công nghệ. Tuy nhiên, thay vì lựa chọn phương án 1 với hàng tá quy trình phức tạp được tổng hợp và thủ công, đồng thời cũng không thể kiểm soát được tiến trình thực tế của nhân viên, thì các nhà quản lý ngày nay đều đồng tình với việc sử dụng phương án 2. Việc sử dụng phần mềm triển khai và quản lý quy trình tự động có nhiều ưu điểm so với phương thức tự “quy trình hóa” truyền thống của doanh nghiệp như Tiết kiệm không gian/dung lượng lưu trữ văn bản hướng dẫn quy trình đáng kể. Tính tương tác cao, dễ hiểu do đó tiết kiệm thời gian hướng dẫn. Tính năng phân luồng công việc và thiết lập trật tự ưu tiên cho công việc Có khả năng lưu trữ các tác vụ quy trình cùng các file tác vụ trên hệ thống. Có khả năng thống kê, đo lường hiệu quả công việc của nhân viên để tiếp tục nâng cao chất lượng quy trình. Giai đoạn 4 MONITORING – THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH Giai đoạn MONITORING chính là nền tảng cho việc cải tiến và phát triển của không chỉ với quy trình cụ thể, mà còn là toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Thử nghĩ mà xem, bạn sẽ cải thiện quy trình của mình như thế nào, nếu còn không biết chúng đang thực tế diễn biến ra sao? Để đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình, bạn phải theo dõi được các chỉ số Process Performance Indicators PPIs – đại điện để đánh giá các mục tiêu và kết quả đầu ra của cả quy trình. Các chỉ số này chủ yếu thuộc về 3 nhóm chính, bao gồm Nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra sản phẩm/ dịch vụ Tùy thuộc vào từng loại kết quả đầu ra, chỉ số này có thể được đo lường theo các cách khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, việc đo lường chỉ số này có thể được phụ thuộc rất nhiều vào việc khảo sát Độ hài lòng của khách hàng/ người tiếp nhận kết quả đầu ra. Nhóm chỉ số về thời gian để thực hiện và đưa kết quả đầu ra đến với khách hàng/ người tiếp nhận. Nhóm chỉ số về chi phí Bao gồm các loại như chi phí chênh lệch giữa các yếu tố đầu vào và kết quả đầu ra; chi phí làm lại do sai sót/ hỏng hóc trong quy trình; chi phí lợi nhuận từ các kết quả đầu ra… Giai đoạn 5 OPTIMIZATION – ĐIỀU CHỈNH, TỐI ƯU QUY TRÌNH Dựa vào những chỉ số được đánh giá trong giai đoạn 4, bạn sẽ từ đó xác định được những thiếu sót và hạn chế trong những quy trình hiện tại, nhờ vậy có thể thiết kế, điều chỉnh Quay lại giai đoạn 1 chúng để đạt được những kết quả tốt hơn trong tương lai. Open End tổng hợp Công ty Cổ Phần Phát Triển Open End Địa chỉ Tầng 14, tòa nhà HM Tower, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 5, Quận 3, Tp. Hồ Chí Minh Chi nhánh Miền Bắc Phòng 604, Tầng 16, Tòa nhà Rocland, Số 112 Mễ Trì Hạ, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội SĐT Email info Website Business HackKiến thứcMuốn doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ "sống khỏe" cần quản lý thế nào? Nhà quản lý cần tập trung vào những khía cạnh nào?… Business HackKiến thứcCác doanh nghiệp trên toàn cầu đang phải đối mặt với nhiều thách thức lớn trước tác động của biến đổi thị trường trong… Business HackKiến thức2023 được các chuyên gia dự báo là năm các doanh nghiệp sẽ gặp nhiều thách thức do tác động của lạm phát, đứt… Business HackKiến thứcTheo McKinsey, xây dựng là ngành công nghiệp lớn nhất thế giới, chiếm khoảng 13% GDP toàn cầu, nhưng cũng ngành có tốc độ…© 2023 Fastwork - Nền tảng quản trị & điều hành doanh nghiệp toàn diện. All Rights Reserved. Thiết kế bởi

vận hành doanh nghiệp